Zarządzam małą firmą i potrzebuję porady dotyczącej oprogramowania HR. Jest tak wiele opcji, jak zarządzanie pracownikami, systemy płacowe i narzędzia do śledzenia wyników, ale nie jestem pewien, które z nich najlepiej sprawdzi się dla firmy o naszym rozmiarze. Czy ktoś mógłby polecić najlepsze oprogramowanie HR, które jest niedrogie i skuteczne? Dziękuję!
Dobra, oto prawdziwa sytuacja. Nie ma czegoś takiego jak „najlepsze” oprogramowanie HR – to naprawdę zależy od tego, czego faktycznie potrzebuje Twój mały biznes. Na przykład, toniesz w papierkowej robocie związanej z listą płac? Super, wtedy coś takiego jak Gusto lub QuickBooks Payroll może uratować Ci życie. Potrzebujesz pomocy w planowaniu i śledzeniu pracowników? Proszę bardzo, BambooHR lub Zenefits. Te platformy mogą obsłużyć podstawowe funkcje HR, onboarding, benefity i tym podobne.
ALE, jeśli dopiero zaczynasz i nie chcesz tracić mnóstwa pieniędzy na oprogramowanie, sprawdź darmowe/tanie opcje, takie jak Zoho People lub nawet bardzo podstawowe plany gigantów oprogramowania, takich jak Paychex. Tak, one istnieją. Nie, nie mają wszystkich bajerów, ale prawdopodobnie zrobią to, czego faktycznie potrzebujesz.
Co się nie sprawdza? Wybór czegoś super skomplikowanego z myślą, że „wyrośniesz na to”. Uwierz mi, NIE wykorzystasz 90% funkcji, a krzywa nauki nie jest warta Twojego czasu. Poza tym, wiele z tych narzędzi ma „plany dla małych firm,” więc nie daj się naciągnąć na przepłacanie.
Porada eksperta: Sprawdź okresy próbne – większość daje tydzień lub więcej, żeby się tym pobawić i zobaczyć, czy pasuje do Twojego stylu pracy. Och, i czytaj recenzje, ale z przymrużeniem oka. Połowa to opłacone reklamy. Przetestuj przed zakupem!
TL;DR: Najpierw określ swój największy problem HR (lista płac, śledzenie, wydajność itd.), a potem wybierz na tej podstawie. I nie podpisuj rocznych umów, dopóki nie będziesz w 100% pewny, bo pozbycie się złej decyzji to koszmar.
Na wstępie muszę powiedzieć, że oprogramowanie HR może być zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. Oczywiście, posiadanie odpowiednich narzędzi może usprawnić działalność małej firmy, ale wybierz niewłaściwe, a spędzisz tygodnie klnąc na swój ekran, próbując ogarnąć wypłaty bez wywoływania apokalipsy.
Wbrew temu, co powiedział @caminantenocturno, o unikaniu skomplikowanych systemów — tak naprawdę uważam, że są przypadki, gdzie wybór nieco bardziej zaawansowanego narzędzia może działać na Twoją korzyść jeśli Twoja ekipa jest gotowa odpowiednio się wdrożyć. Coś takiego jak Deputy lub Rippling może mieć więcej funkcji, niż potrzebujesz dzisiaj, ale mogą się one dostosować do Twojego rozwoju. Warunek? Upewnij się, że jest to przyjazne użytkownikowi (jeśli wymaga instrukcji grubszej niż Twój kodeks podatkowy, jesteś zgubiony).
Również weź pod uwagę integracje. Jeśli już używasz narzędzi takich jak QuickBooks do księgowości lub Trello do zarządzania projektami, wybierz oprogramowanie HR, które dobrze współpracuje z tymi systemami. Jednym z niedocenianych kandydatów jest Homebase — całkiem solidne do planowania grafików, śledzenia czasu i komunikacji zespołowej. Jest zaskakująco dobre, a szczerze mówiąc, wiele z ich funkcji odpowiada potrzebom małych firm.
Zapomnij o darmowych okresach próbnych — oczywiście są przydatne, ale nie zapomnij sprawdzić opinii o obsłudze klienta. Nie ma nic gorszego niż potrzebować pomocy i spotkać się z ciszą radiową. Niektóre tańsze lub nowsze narzędzia mogą Cię zawieść, kiedy nieuniknione problemy techniczne się pojawią.
Och, i jeszcze jedna kwestia, która często się pomija: funkcjonalność mobilna. Pracownicy obecnie są przyklejeni do swoich telefonów (czyż nie wszyscy?), a aplikacja lub platforma przyjazna urządzeniom mobilnym jest kluczowa, jeśli chcesz, aby ludzie rzeczywiście z niej korzystali. Niezależnie od tego, czy skłaniasz się ku BambooHR, Gusto, czy czemuś innemu, przetestuj jak działa na urządzeniach mobilnych, zanim podejmiesz decyzję.
Podsumowując: priorytetem powinny być skalowalność i łatwość użytkowania. Jeśli zaczynasz mało teraz, ale chcesz się rozwijać, wybór taniej, lecz mało elastycznej opcji może w dłuższej perspektywie kosztować Cię więcej.
Dobra, przejdźmy do rzeczy. Prowadzisz małą firmę, toniesz w obowiązkach HR i masz zbyt wiele opcji oprogramowania – klasyka. Teraz, @hoshikuzu i @caminantenocturno już podali solidne argumenty, ale pozwól, że dorzucę swoje zdanie z nutką sceptycyzmu.
Po pierwsze, czy możemy przestać udawać, że ‘rozwiązania all-in-one’ zawsze oznaczają ‘idealne dla każdego’? Chociaż narzędzia takie jak Gusto i BambooHR są świetne (do tego zaraz przejdę), czasami mogą komplikować sprawy funkcjami, których nigdy nie użyjesz. Jeśli potrzebujesz tylko podstawowych funkcji, takich jak obsługa listy płac i grafików, coś jak Homebase (tak, jak wcześniej wspomniano, to naprawdę sprytny wybór) lub nawet Wave Payroll jako super budżetowa opcja skoncentrowana na liście płac, może być najlepszym rozwiązaniem. Prosto, bez zbędnych bajerów.
Teraz kontrargument do ‘wybierz proste, albo pożałujesz złożoności’: jest tu pewna subtelność. Jeśli wybierzesz coś zbyt ograniczonego i później przez rok z tego wyrośniesz, będziesz musiał wszystko migrować na większy system, co jest logistycznym koszmarem. Więc wybierz coś pośredniego. Coś skalowalnego, jak Zenefits lub Rippling—co obsłuży zarówno twoje obecne potrzeby, jak i przyszłe rozszerzenia—znajduje się w sam raz. Jednakże, te opcje mają tendencję do doliczania opłat za integracje, więc przeczytaj drobny druk, by uniknąć kosztownych niespodzianek.
Tu niespodzianka: funkcjonalność mobilna. Chociaż @caminantenocturno miał rację co do tego, że mobilność to konieczność, powiedziałbym, że w dzisiejszych realiach to wręcz niepodlegające dyskusji. Twoja ekipa już nie siedzi tylko przy biurkach—muszą móc zameldować się, sprawdzić grafiki czy zaktualizować dane w ruchu. Bum. BambooHR, Gusto i Homebase (znowu) wysoko punktują w tej kwestii, podczas gdy opcja mobilna Paychex wydaje się przestarzała moim zdaniem—nieporęczny interfejs, słaba ergonomia.
Porada dotycząca testowania? Oprócz darmowych wersji próbnych, sprawdź proces wdrażania oferowany przez firmę. Niektóre oprogramowania, w tym Deputy, mogą zachwycić funkcjami, ale ich konfiguracja zakłada, że jesteś inżynierem z Doliny Krzemowej. Szukaj łatwego wdrożenia lub darmowego wsparcia onboardingowego. Nic bardziej nie frustruje niż wprowadzanie oprogramowania, którego twój zespół odmawia używać, bo przypomina to start rakiety.
Zalety i wady Gusto, przykładowo:
Zalety: Intuicyjny interfejs, świetne do listy płac, integruje się z innymi narzędziami, przystępne cenowo plany dla małych firm.
Wady: Ograniczone zaawansowane funkcje HR; rozwój może wymagać przejścia na droższe plany.
Mówiąc o konkurentach: Rippling, na przykład, oferuje fantastyczną personalizację, ale wiąże się z większą krzywą uczenia się i kosztami, podczas gdy BambooHR jest bardzo przyjazne użytkownikowi w zakresie HR, ale może zawodzić, jeśli lista płac jest twoim głównym problemem. Zastanów się, gdzie znajdują się twoje obecne potrzeby, bo nie istnieje uniwersalne oprogramowanie.
TL;DR: Potrzebujesz czegoś ultrasimple i taniego? Homebase. Średnia opcja na rozwój? BambooHR lub Zenefits. Ograniczony budżet skupiony na liście płac? Gusto lub Wave Payroll. I jeśli nie boisz się krzywej uczenia? Rippling. Elastyczne i skalowalne, ale nie dla każdego. Zasada złota: nie wiąż się rocznym abonamentem bez pewności—wyjście z kiepskiego oprogramowania przypomina przeżuwanie szkła. Powodzenia w poszukiwaniach!